Vereins-Postfach
E-Rechnungen im Verein: öffnen, prüfen, sicher ablegen.
Das Postfach für die Eingangsrechnungen Ihres Vereins. Jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung wird lesbar, formal geprüft und geordnet archiviert — und bei der Kassenprüfung exportieren Sie alles mit einem Klick.
Ohne Konto, ohne Installation. Die Datei wird nur zur Anzeige und Prüfung verarbeitet.
Was Sie sofort sehen
- Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum
- Positionen mit Menge, Einzelpreis, Betrag
- Netto-, USt- und Bruttosumme
- Ergebnis der formalen Prüfung — sofort erkennbar
Das Problem
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die Rechnung der Stadtwerke kommt plötzlich als XML-Datei — und lässt sich mit nichts öffnen, was auf Ihrem Rechner installiert ist. Kein Einzelfall: Seit 2025 müssen auch Vereine E-Rechnungen empfangen können, und immer mehr Lieferanten stellen um.
Dazu kommt, was viele Kassenwarte erst später merkt:
Aufbewahrung
Eingangsrechnungen müssen 8–10 Jahre geordnet aufbewahrt werden — und zwar im Original, also auch die XML-Datei selbst. Ein Ausdruck des PDF-Teils genügt dafür nicht.
Kassenprüfung
Einmal im Jahr heißt es: alle Belege zusammensuchen — aus Mail-Postfächern, Download-Ordnern und Ablagen.
Übergabe
Wechselt der Kassenwart, liegt die "Ablage" oft im privaten E-Mail-Postfach des Vorgängers.
Als Vorstand sind Sie für eine ordentliche Ablage verantwortlich. Das muss keine Sorge sein — es muss nur geregelt sein.
In drei Schritten geregelt
Postfach einrichten.
Ihr Verein bekommt eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen (z. B. [email protected]). Lieferanten schicken dorthin — oder Sie leiten weiter bzw. laden Dateien selbst hoch.
Automatisch lesbar und geprüft.
Jede eingehende XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung wird in eine lesbare Ansicht umgewandelt und formal geprüft: Entspricht die Datei dem Standard? Stimmen die Pflichtangaben? Sie sehen sofort, was in der Rechnung steht.
Geordnet abgelegt — für Jahre.
Alle Rechnungen liegen unveränderbar und protokolliert im Archiv des Vereins, ausgerichtet an den GoBD-Grundsätzen. Bei der Kassenprüfung oder für den Steuerberater: Export auf Knopfdruck.
Gemacht für die Vereinskasse — nicht für die Buchhaltung
Eigenes Rechnungs-Postfach.
Eine feste E-Mail-Adresse plus Upload. Alles, was den Verein an E-Rechnungen erreicht, landet an einem Ort — nicht im privaten Postfach des Kassenwarts.
Archiv mit Protokoll.
Jede Rechnung im Originalformat, unveränderbar abgelegt, jeder Zugriff protokolliert. Ausgerichtet an den GoBD-Grundsätzen für eine geordnete, nachvollziehbare Ablage über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Kassenprüfer-Export.
Ein Klick erzeugt ein sauberes Paket für die Kassenprüfung: alle Rechnungen des Zeitraums als ZIP, dazu eine PDF-Übersicht mit Prüfergebnissen. Auch als Export für den Steuerberater.
Saubere Übergabe.
Neuer Kassenwart? Sie laden ihn als zweiten Nutzer ein, übergeben den Zugang — und das Archiv bleibt lückenlos beim Verein. Keine Ordner-Archäologie mehr.
Ihre Daten gehören dem Verein
- Hosting in Deutschland. Alle Rechnungen und Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
- Keine Weitergabe. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für andere Zwecke verwendet.
- An den GoBD-Grundsätzen ausgerichtet. Unveränderbare Ablage im Originalformat mit Protokoll — die Grundlage einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung.
- Jederzeit exportierbar. Vollständiger Export aller Originaldateien samt Protokoll als ZIP, wann immer Sie möchten. Kein Daten-Lock-in.
Transparenz-Hinweis: Vereins-Postfach unterstützt Sie bei einer geordneten Ablage, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung.
Ein fairer Preis für die Vereinskasse
| Kostenlos | Vereins-Postfach | |
|---|---|---|
| Für wen | Zum Öffnen und Prüfen einzelner Dateien | Für die geregelte Ablage des Vereins |
| Preis | 0 € — ohne Konto | 79 € pro Jahr (oder 9 € monatlich, jederzeit kündbar) |
| E-Rechnung öffnen (XRechnung & ZUGFeRD) | ✓ | ✓ |
| Formale Prüfung | ✓ | ✓ (automatisch für jede eingehende Rechnung) |
| Eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse | — | ✓ |
| Archiv (unveränderbar, mit Protokoll) | — | ✓ |
| Kassenprüfer- & Steuerberater-Export | — | ✓ |
| Übergabe an den nächsten Kassenwart | — | ✓ |
79 € im Jahr — das ist eine Position im Haushaltsplan, weniger als die meisten Vereinsbeiträge. Umgerechnet rund 6,60 € im Monat.
Häufige Fragen
Ist das rechtssicher?
Wir sind hier bewusst genau: Vereins-Postfach prüft Ihre Rechnungen formal — also ob die Datei dem XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Standard entspricht und die Pflichtangaben enthält — und legt sie unveränderbar, protokolliert und im Originalformat ab, ausgerichtet an den GoBD-Grundsätzen. Das ist die technische Grundlage einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Eine rechtliche Garantie oder Steuerberatung kann und darf ein Software-Werkzeug nicht leisten — bei Einzelfragen hilft Ihr Steuerberater oder Ihr Verband.
Was passiert bei der Kassenprüfung?
Sie wählen den Zeitraum und klicken auf "Export für Kassenprüfung". Sie erhalten ein ZIP mit allen Rechnungen im Original plus eine PDF-Übersicht: welche Rechnung, von wem, welcher Betrag, Ergebnis der formalen Prüfung. Der Kassenprüfer bekommt alles auf einmal — statt E-Mails und Ordner zu durchsuchen.
Brauchen wir das wirklich? Bisher ging es doch auch.
Seit 2025 müssen Vereine E-Rechnungen empfangen können, und mit den weiteren Stufen der E-Rechnungspflicht (2027/2028) stellen von Jahr zu Jahr mehr Lieferanten um. Die praktische Frage ist meist nicht ob, sondern wann die erste XML-Rechnung kommt. Sie können ohne Risiko klein anfangen: Datei kostenlos öffnen und prüfen — das Postfach kommt, wenn Sie es brauchen.
Wir bekommen nur wenige Rechnungen im Jahr. Lohnt sich das?
Gerade dann: Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von der Menge, und bei wenigen Rechnungen ist die verstreute Ablage oft am unübersichtlichsten. Zum reinen Öffnen einzelner Dateien bleibt der kostenlose Viewer dauerhaft frei.
Muss der ganze Vorstand zustimmen?
Das regelt Ihre Satzung — in vielen Vereinen liegt ein Betrag von 79 € im Jahr im Rahmen dessen, was die Kassenwartin oder der Kassenwart selbst entscheiden kann. Zum Ausprobieren ist ohnehin kein Beschluss nötig: Der Viewer ist kostenlos und kontofrei.
Was ist mit unseren Daten?
Hosting in Deutschland, keine Weitergabe an Dritte, keine Auswertung für fremde Zwecke. Die Daten gehören dem Verein: Sie können jederzeit alles vollständig exportieren.
Was passiert bei der Übergabe an meinen Nachfolger?
Sie laden die Nachfolgerin oder den Nachfolger als Nutzer ein und übergeben den Zugang. Das Archiv, das Protokoll und die Rechnungs-E-Mail-Adresse bleiben unverändert beim Verein — es geht nichts verloren und nichts hängt an einer Privatperson.
Und wenn wir kündigen — oder es Vereins-Postfach irgendwann nicht mehr gibt?
Sie exportieren jederzeit alle Originaldateien samt Protokoll als ZIP, ohne Zusatzkosten. Ihre Aufbewahrung hängt nicht an uns.